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POLITICA DE TRATAMIENTO, MANEJO Y PROTECCION DE DATOS
DE CLIENTES Y PROVEEDORES DE AS ANALYTICAL LTDA

1. OBJETIVO

Establecer las directrices y parámetros para el manejo y protección de datos personales de clientes y proveedores en AS ANALYTICAL LTDA, con base en el derecho a la información y el derecho a conocer, actualizar y recibir solicitud para rectificar, revocar autorización y suprimir las informaciones de las personas en las bases de datos o archivos y sus libertades y garantías.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el tratamiento de los datos personales de clientes y proveedores registrados o que reposen en cualquier base de datos de AS ANALYTICAL LTDA para que se puedan informar sobre el uso dado a sus datos personales y/o empresariales, los derechos que les asisten, las formas para ejercerlos, etc., de acuerdo con la ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013.

3. DEFINICIONES

3.1 AUTORIZACION: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.

3.2 AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le sean aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

3.3 BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

3.4 DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Por ejemplo, estado civil, profesión etc.

3.5 DATO PRIVADO: Es el dato que Por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

3.6 DATO SENSIBLE: Aquella información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, por ejemplo: datos relativos a la salud, vida sexual, datos biométricos, origen racial, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, etc.

3.7 ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona Natural o jurídica, ública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de las bases de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

3.8 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Persona Natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de las bases de datos.

3.9 TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento (clientes y proveedores)

3.10 TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

4. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

4.1 PRINCIPIOS

4.1.1 Finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por AS ANALYTICAL LTDA debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al titular y se mantendrá con las restricciones y seguridad que esto implica a seguir.

4.1.2 Libertad: El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en su ausencia por mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4.1.3 Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, editados, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

4.1.4 Transferencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de AS ANALYTICAL LTDA en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y se encuentren bajo su tenencia.

4.1.5 Acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea écnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.

4.1.6 Seguridad: la información sujeta a tratamiento por parte de AS ANALYTICAL LTDA, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.1.7 Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que compromete el tratamiento.

4.2 PRINCIPIOS

4.2.1 La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de AS ANALYTICAL LTDA requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. AS ANALYTICAL LTDA en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

4.2.2 AS ANALYTICAL LTDA solicitará la autorización del titular de la información para el tratamiento de los mismos a más tardar en el momento de la recolección de los datos e informar los datos personales que serán recolectados, así como las finalidades del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

4.2.3 Casos en los cuales no se requiere autorización del titular:

4.2.3.1 Cuando los datos personales sean públicos.

4.2.3.2 Cuando los datos personales sean solicitados por una entidad pública o judicial en ejercicio de sus funciones.

4.2.3.3 Cuando haya casos de urgencia médica o sanitaria.

4.2.3.4 Cuando son tratados para fines históricos, estadísticos o científicos.

4.2.3.5 Cuando el dato se relaciona con información contenida en el registro civil de nacimiento

4.2.4 Forma y mecanismos para otorgar la autorización

La autorización debe constar en un documento físico, electrónico, AD-FR-30 Tratamiento de Datos Clientes y Proveedores o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será emitida por AS ANALYTICAL LTDA y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012 y decreto y decreto 1377 de 2013.

4.2.4.2 Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos sea dado, con el fin que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

4.2.4.3 La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

a. Quien recopila (responsable o encargado)

b. Que recopila (datos que se recaban)

c. Para que recoja los datos (las finalidades del tratamiento)

d. Como ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.

e. Si se recopilan datos sensibles.

4.2.4.4 Para medios virtuales se incluirá un formulario de autorización.

4.3 USO DE LOS DATOS.

4.3.1 Clientes: El tratamiento que le da AS ANALYTICAL LTDA a la información de sus clientes en sus diferentes sistemas se encentran descrito en Anexo 3. AD-FR-33

4.3.2 Proveedores: El tratamiento que le da AS ANALYTICAL LTDA a la información de sus proveedores en sus diferentes sistemas se encentran descrito en Anexo 2. AD-FR-32

4.3.3 Información compartida con terceros

4.3.3.1 DIAN e impuestos distritales y municipales.

4.3.3.2 Entidades bancarias: Tarjetas de crédito / Cuentas bancarias

4.3.3.3 Bases de datos de riesgo financiero y crediticio.

4.3.3.4 Sistema de seguridad social.

4.3.3.5 Entes judiciales.

4.3.4 Prueba de la autorización. AS ANALYTICAL LTDA. Adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos.

4.4 AVISO DE PRIVACIDAD.

4.4.1 El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

4.4.2 AS ANALYTICAL LTDA conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de este deriven. Para el almacenamiento del modelo, AS ANALYTICAL LTDA podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

4.5 DERECHO DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION

De conformidad con lo establecido en el articulo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

4.5.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AS ANALYTICAL LTDA., en su condición de responsable del tratamiento.

4.5.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a AS ANALYTICAL LTDA. En su condición de responsable del tratamiento.

4.5.3 Ser informado por AS ANALYTICAL LTDA., Previa solicitud respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4.5.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.

4.5.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o sencillamente por su simple voluntad.

4. 6 DEBERES DE AS ANALYTICAL LTDA EN RELACION CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

4.6.1 AS ANALYTICAL LTDA. Hará uso de los datos personales solo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, AS ANALYTICAL LTDA. Se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

4.6.1.1 Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

4.6.1.2 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.6.1.3 Realizar oportunamente, esto en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, actualización, ectificación o supresión de datos.

4.6.1.4 Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

4.6.1.5 Insertar en la base de datos la leyenda “información en judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

4.6.1.6 Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.6.1.7 Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas para tener acceso a ella.

4.6.1.8 Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

4.6.1.9 Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.6.2 Cuando existan cambios sustanciales en la presente política y los descritos en derecho 1377 de 2013 artículo 5, AS ANALYTICAL LTDA. Procederá a comunicar estos cambios al titular al momento de implementar la política y obtener una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

4.7 DERECHO DE ACCESO

4.7.1 El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, con lleva necesariamente el derecho a acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, AS ANALYTICAL LTDA debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías.

4.7.1.1 La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

4.7.1.2 La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

4.7.1.3 La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de AS ANALYTICAL LTDA de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

4.8 CONSULTAS

4.8.1 De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 o los titulares o sus representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, AS ANALYTICAL LTDA garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

4.8.2 Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales AS ANALYTICAL LTDA garantiza:

4.8.2.1 Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

4.8.2.2 Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados.

4.8.2.3 Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

4.8.3 En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días hábiles expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

4.9 RECLAMOS

4.9.1 De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular o sus representantes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

4.9.1.1 El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 en el o los formatos que al efecto propone el responsable. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesando dentro de los siguientes diez (10) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, aspecto que se hará constar por escrito en comunicación física o electrónica.

4.9.1.2 Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el responsable con una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4.9.1.3 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.9.2 Implementación de los procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.

4.9.2.1 En cualquier momento el titular o su representante podrán solicitar a AS ANALYTICAL LTDA la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

4.9.2.2 Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

a. El titular o sus representantes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

b. Su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá como no presentada.

4.9.3 Rectificación y actualización de datos.

4.9.3.1 AS ANALYTICAL LTDA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de que este resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos establecidos en la presente política. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b. AS ANALYTICAL LTDA tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando estos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

c. AS ANALYTICAL LTDA podrá establecer formularios, sistemas u otros métodos simplificados.

d. Para efectos, AS ANALYTICAL LTDA podrá utilizar los mismos servicios de servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

4.9.4 Supresión de datos

4.9.4.1 El titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar a AS ANALYTICAL LTDA la supresión de datos personales cuando:

a. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b. Por la simple voluntad del titular o su representante de los derechos de los datos personales.

4.9.4.2 Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por AS ANALYTICAL LTDA. La compañía puede negar el derecho de cancelación cuando:

a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

4.9.5 Revocatoria de la autorización

4.9.5.1 Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, AS ANALYTICAL LTDA deberá establecer mecanismos sencillos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgo

4.9.5.2 Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que AS ANALYTICAL LTDA deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, pueda ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado.

4.9.5.3 El titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria será necesario que indique en este si la revocación que pretende realizar es total o parcial y deberá indicar con cual tratamiento el titular no está conforme.

4.9.5.4 Los mecanismos o procedimientos que AS ANALYTICAL LTDA establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrá exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

4.10 SEGURIDAD DE LA INFORMACION

4.10.1 Medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012.

AS ANALYTICAL LTDA adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.11 ACCESO A CONSULTA POLITICA TRATAMIENTO DE LA NFORMACION DE CLIENTES, PROVEEDORES Y COLABORADORES.

AS ANALYTICAL LTDA mantendrá la política de tratamiento de la información en medio electrónico y fisco en las oficinas de la empresa y estará disponible para consulta de acuerdo con el numeral 4.8 del presente documento.

A continuación de Clic Aquí si desea descargar el formato para diligenciar y enviar como adjunto al correo servicioalcliente@asanalytical.com con el fin de actualizar sus datos como cliente o proveedor de AS ANALYTICAL LTDA.